+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область
Главная
дом
Срок хранения эпк что это

Срок хранения эпк что это

Ежедневно во всех организациях создается большое количество разнообразных документов, имеющих как практическое, так и историческое значение. Как организовать работу с этим множеством документов, чтобы, с одной стороны, обеспечить эффективное решение практических задач, а с другой, оставить для потомков самое ценное и интересное, чтобы они могли представить полную и максимально объективную картину прошлого? Как формировать документы? Сколько хранить различные категории дел? Как и что отбирать на вечное хранение? Ответы на эти вопросы начинаются с составления номенклатуры дел, занимающей важное место в системе делопроизводства и обеспечивающей преемственность работы с документами.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 10 ПРОДУКТОВ, у Которых НИКОГДА Не Истекает СРОК ГОДНОСТИ!

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Алгоритм уничтожения документов и дел временного хранения

Сохранить ссылку. Сохранить закладку. Популярные статьи на портале в августе г. Как нанимателю правильно возместить ущерб, причиненный работником Все кадровые статьи в гостевом доступе.

Предыдущая статья. Алгоритм уничтожения документов и дел временного хранения Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота. В процессе деятельности организации создается огромное число документов. Как избавиться от ненужных документов, а также выявить документы, подлежащие уничтожению, читайте в данной статье.

В процессе деятельности любой организации создается значительнее число документов, однако их ценность неодинакова. Различная ценность информации, зафиксированной в документах, обуславливает необходимость ее внимательной оценки. Основным критерием определения ценности документов является их содержание.

Документы, содержащие справочную оперативную информацию, нецелесообразно хранить продолжительное время, так как после использования такой информации в оперативных целях они теряют свое значение. В то же время те документы, которые могут быть использованы в научных или практических целях, нужно хранить более продолжительное время или постоянно.

В зависимости от ценности информации, содержащейся в документах, можно выделить 3 группы документов:. В деятельности любой организации образуются документы всех трех указанных групп, что неизбежно вызывает вопрос о необходимости уничтожения документов, которые не представляют практического либо научного интереса.

В процессе выделения документов к уничтожению необходимо, прежде всего, отобрать дела, не имеющие практического или научного значения. Этот отбор осуществляется на основании установленных сроков хранения документов и дел. Сроки хранения документов и дел определяют в результате экспертизы ценности.

В процессе экспертизы ценности определяют ценность или значение документов организации и сроки их хранения. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организациях создают постоянно действующую экспертную комиссию. Алгоритм действий при уничтожении документов и дел временного хранения.

Для уничтожения документов и дел временного хранения необходимо произвести следующий алгоритм действий. Основной функцией экспертной комиссии является рассмотрение и принятие решений по вопросам экспертизы ценности. Данная комиссия принимает решения о согласовании и представлении на утверждение описей дел постоянного и долговременного свыше 10 лет хранения, описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли.

Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе не менее 3 человек. Также в состав экспертной комиссии лучше включить и работника кадровой службы, особенно в организациях, в которых образуется большое количество документов по личному составу. В организациях, передающих свои документы на хранение в государственный архив, в состав этой комиссии в обязательном порядке включают работника этого архива.

Председателем экспертной комиссии назначают одного из руководящих работников организации как правило, заместителя руководителя. Экспертная комиссия действует в соответствии с положением о ней, утверждаемым руководителем организации. Основой для разработки Положения об экспертной комиссии в организации служит Типовое положение об экспертной комиссии, утвержденное Госкомархивом РБ.

Под Типовым положением об экспертной комиссии понимают Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное председателем Госкомархива РБ В организациях, передающих документы на постоянное хранение в государственные архивы, Положение об экспертной комиссии согласовывают с соответствующими государственными архивами.

Результаты такой экспертизы в делопроизводстве находят отражение в номенклатуре дел. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации в ходе формирования и оформления дел осуществляют отбор документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения для передачи в архив организации.

Следующий этап экспертизы ценности документов осуществляют в архиве организации. При передаче дел в архив организации осуществляют контроль за качеством экспертизы ценности документов в структурных подразделениях. На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляют по организации в целом описи дел постоянного хранения, временного свыше 10 лет хранения, в т. При определении сроков хранения руководствуйтесь перечнями типовых документов с указанием сроков хранения типовыми перечнями.

В настоящее время в Республике Беларусь действует 2 таких перечня:. При проведении экспертизы ценности документов можно использовать также ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, которые разрабатывают министерства, иные республиканские органы государственного управления, организации, подчиненные Правительству, по согласованию с Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров.

В этих перечнях наряду с типовыми находят отражение сроки хранения документов, специфических для организаций данной системы отрасли. В случае если в типовых и ведомственных перечнях отсутствуют необходимые статьи, то сроки хранения соответствующих документов устанавливает экспертная комиссия организации.

В процессе проведения экспертизы ценности документов отбирают дела для постоянного и долговременного свыше 10 лет хранения, а также выделяют к уничтожению дела с истекшими сроками хранения. Дела, отобранные к постоянному и длительному хранению, должны быть надлежащим образом оформлены, и на них нужно составить описи.

Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения производят после составления описей дел за соответствующие годы. На дела с истекшими сроками хранения составляют акты о выделении документов к уничтожению.

При отборе документов к уничтожению необходимо осуществлять их полистный просмотр и не допускать отбор документов к уничтожению только на основании заголовков дел. Шаг 4. Составляем акт о выделении документов и дел к уничтожению. Акт о выделении к уничтожению документов составляют, как правило, на дела всей организации. Акт можно также составлять и на дела отдельного структурного подразделения например, отдела кадров.

Дела включают в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с 3-летним сроком хранения, законченные делопроизводством в г. Дела с истекшими сроками хранения можно уничтожать по акту лишь в том случае, если в организации утверждены описи дел постоянного хранения и согласованы описи дел по личному составу за соответствующие годы.

Так, дела за г. Шаг 5. Передаем акт на утверждение руководителю организации. Акты о выделении документов к уничтожению рассматривает согласовывает экспертная комиссия организации одновременно с описями дел, а только затем их утверждает руководитель организации. Следует помнить, что в организациях, передающих документы на государственное хранение, акты руководители организации утверждают только после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу соответствующим государственным архивным учреждением.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании экспертной комиссии организации одновременно со сводными описями дел.

Шаг 6. После утверждения актов документы и дела, предназначенные для уничтожения, до передачи их организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, храним в архиве организации либо отдельном специально отведенном для них месте. Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению хранят в специально отведенном для них месте, а затем передают организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья.

Шаг 7. Сдачу документов и дел организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, оформляем приемо-сдаточными накладными. Шаг 8. Передаем документы и дела, предназначенные для уничтожения, организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование документов, отобранных к уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.

Шаг 9. Указываем на акте данные о передаче документов и дел и подшиваем его в соответствующее дело. Дату сдачи документов, их вес и номер накладной указывают на акте, который подшивают в соответствующее дело. Памятка при заполнении граф акта о выделении документов к уничтожению. При заполнении граф акта о выделении документов к уничтожению учитываются следующие требования.

Допустимо указывать также групповые заголовки на однородные дела то есть заголовки на несколько дел одного вида. Этот вариант используют в том случае, если отбор документов и дел к уничтожению в организации осуществляется не ежегодно. Последний вариант в организациях встречается крайне редко.

Панель инструментов. Гибкие системы оплаты труда: порядок разработки и внедрения Комментарий к постановлению Минтруда и соцзащиты РБ от Проблемные вопросы применения законодательства о труде, возникающие в кадровой работе, и пути их решения 7. Судебная практика: командировка вне контроля Завершение делопроизводственного года в кадровой службе: формирование и оформление дел Завершение делопроизводственного года в кадровой службе: пересмотр номенклатуры дел организации Контрактная система найма.

Особенности оформления и перевода на иные формы найма Формы документов и примеры их заполнения Прекращение трудовых отношений с призывниками Особенности оформления трудовых отношений со сторожами вахтерами Алгоритм уничтожения документов и дел временного хранения Поиск по сайту.

Сохранить в MS Word. Редактор рекомендует: Изменения в заполнении формы ПУ За что Департамент государственной инспекции труда может оштрафовать кадровика? Работник отпрашивается в поликлинику: отпускаем правильно. Кадровые новости: Минтруда — об изменениях в порядке ведения трудовых книжек. Возможности адаптации инвалидов к труду в Минске расширяются. Квалификационные характеристики для корпоративного секретаря АО и руководителя по военно-патриотическому воспитанию.

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser. BY приветствует вас! Вы можете войти через.

Номенклатура дел организации. Подготовка и ведение

Активировать демодоступ. Отметка ЭПК проставляется рядом со сроком хранения тех дел, для которых срок хранения не установлен окончательно. По истечении предварительного срока хранения например, 5 л. ЭПК вопрос о дальнейшем хранении данного дела решается с участием экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

В соответствии с п. Организации независимо от формы собственности определяют сроки хранения документов, образующихся в процессе их деятельности, по Перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения далее — Перечень 2 , ведомственным перечням при их наличии , а в случае отсутствия документов в перечнях их сроки хранения определяет постоянно действующая экспертная комиссия организации далее — ЭК согласно процедуре, закрепленной в ч. Например, если протоколы собраний работников структурных подразделений на бумажном носителе хранятся 3 года п.

Приказом Минкультуры России от Новый Перечень отличается от Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом Кроме того, изменились и сроки хранения некоторых документов. Предлагаем вам краткий обзор новых видов документов, включенных в Перечень , представляющих наибольший интерес для служб документационного обеспечения управления — секретариатов, канцелярий, общих отделов и др.

Как работать с перечнями документов с указанием сроков хранения?

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам. Перейти к основному содержанию. Действующий Перечень типовых управленческих документов, образующихся в Форма поиска Поиск. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархивом 6 октября г. Указания по применению перечня. Общие положения.

Сроки хранения управленческих документов

Указания задания специалистам, принимающим участие в работе международных организаций объединений. Документы справки, заявления, докладные записки, переписка о вступлении в международные организации объединения. Документы протоколы, решения, доклады, справки об экономических, научных, культурных и иных связях с другими организациями. Документы программы, планы проведения встреч, графики, заявки, приглашения, переписка об организации приема и пребывания представителей зарубежных и российских организаций.

Для каждого вида управленческих документов определены индивидуальные сроки хранения.

Сохранить ссылку. Сохранить закладку. Популярные статьи на портале в августе г.

Почему некоторые дела имеют срок хранения с отметкой – “ЭПК”?

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархивом 6 октября г. Структура Перечня и порядок его применения. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения далее в тексте - Перечень подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября г. Перечень включает типовые управленческие архивные документы далее - документы , образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций далее в тексте - организаций при осуществлении однотипных общих для всех или большинства управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. Перечень состоит из 12 разделов:. Перечень имеет 4 графы.

Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

Этот перечень включает в себя документы, которые образуются при документировании общих для всех предприятий управленческих функций. Также здесь указываются минимальные сроки хранения документов. Это значит, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и их следует оставлять на постоянное хранение на предприятии или передать в государственный, муниципальный архив. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов. Для организации работ по экспертизе ценности документов и для принятия решений по отбору документов на постоянное или временное хранение, а также уничтожению документов с истекшими сроками хранения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия , которая является совещательным органом при руководстве. Ее решения фиксируются в протоколах и в актах на уничтожение документов и вступают в силу после утверждения их руководителем предприятия.

Дополнительные условия — это пояснения, которые содержатся в графе 5 Перечня, а также отметка «ЭПК», проставляемая рядом со сроком хранения.

Документы, образующиеся в деятельности организаций, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения до 10 лет включительно приказы по административно-хозяйственным вопросам, первичные учетные документы и соглашения к ним, путевые листы и т. Систематизация документов, быстрый поиск и использование информации, изложенной в них, возможны лишь при четкой классификации документов. Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение и хранение документов в делах, является номенклатура дел. Она поможет распределить исполненные документы в дела, систематизировать и учесть дела, закрепить индексы и установить сроки хранения дел. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения, а также для учета дел временного до 10 лет включительно хранения.

Купить систему Заказать демоверсию. Определение сроков хранения документов. При определении сроков хранения видов документов в перечнях документов ведомств в первую очередь используются законы и иные нормативные правовые акты, где указаны сроки хранения соответствующих документов, и перечни типовых документов. Указанные в законодательных актах и типовых перечнях сроки хранения не могут быть снижены, повышение сроков хранения возможно в случае обоснования его особенностями работы ведомства.

Для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования документов и формулировки вопросов, которые дополняются другими необходимыми элементами: указаниями автора, корреспондента, даты. При необходимости конкретизируются, уточняются, дополняются наименования дел. В соответствии с Перечнем в номенклатурах дел проставляются сроки хранения документов и даются ссылки на номера его статей. Документы, срок хранения которых определен в Перечне как "постоянно", не подлежат уничтожению и по заключению соответствующего договора с архивным учреждением передаются на государственное хранение.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

А раз так, то и определение сроков и порядка хранения договоров, а также документов, связанных с заключением и исполнением договоров, журналов регистрации договоров, становится не просто важным, а очень важным вопросом в деятельности любой организации. И сроки их хранения подлежат той же классификации, что и сроки хранения всех документов. Выделяют следующие сроки хранения документов:. Сроки хранения договоров определяются по перечням документов со сроками хранения, которые бывают двух видов: типовые и ведомственные. Типовые перечни содержат документы, которые характерны для многих организаций.

Но сначала нужно определить и внести в номенклатуру дел сроки хранения документов. Для этого в организации периодически проводится экспертиза ценности документов. Экспертиза ценности имеет несколько этапов. Первый этап — это составление номенклатуры дел, в ходе которого анализируется и систематизируется вся документация организации, определяются пока обобщенно, по спискам сроки хранения. Второй этап — это экспертиза ценности самих документов через год после того, как они уже вышли из текущего делопроизводства. Для организаций, которые являются источником комплектования государственных и муниципальных архивов, существует еще третий этап — экспертиза ценности при передаче документов в соответствующий государственный или муниципальный архив.

За несколько лет работы ТРАНСТЕКСТА ничего подобного не случалось. Перегрелся, подумал. Интересно, почему Стратмор его до сих пор не отключил. Ему понадобилось всего несколько мгновений, чтобы принять решение.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. destbeakucon

    мне понравилось